Mijn naam is Lisan van Hulten en ik ben projectmanager bij Getnoticed. Sinds 1 december 2019 houd ik een oogje in het zeil als het gaat om de tijd en de kwaliteit van onze projecten. Dit doe ik met een ontzettend leuk projectteam dat bestaat uit designers, developers en marketeers. Voor onze klanten ben ik het eerste aanspreekpunt en zij weten dat ze mij verantwoordelijk mogen houden voor de planning, kwaliteit en oplevering van de projecten binnen de afgesproken tijd en het budget.

Nét in dienst en toen kwam de corona crisis. Wat nu?

Ik ben dus één van de nieuwste leden van de Getnoticed familie, bestaande uit allerlei creatievelingen en slimme vakidioten. Mijn ervaringen heb ik altijd opgedaan in de sportwereld, dus ik ben de eerste weken veelal bezig geweest om mijn kennis op het gebied van online recruitment bij te spijkeren. Gelukkig bleken mijn fanatisme en discipline als (ex)topsporter een goede match en boekten we al heel snel mooie resultaten samen.

En toen eindelijk alles een beetje begon te lopen..... was daar Corona.

Op 12 maart, na de persconferentie, werd ons kantoor leeggehaald en werden de auto’s volgeladen: computers, extra schermen, HDMI kabels, bureaustoelen.. Alles werd in de kofferbak gelegd om thuis een goede werkplek te kunnen installeren. Ook wij gingen met zijn allen de richtlijnen van het RIVM opvolgen, in de hoop dat de situatie weer snel normaal zou worden. Eerlijk gezegd had ik toen nog niet helemaal het besef dat dit mijn werkplek zou gaan zijn voor de komende paar weken en ik de verse bonenkoffie van kantoor zo lang moest gaan missen.

Projectmanagement vanuit huis

Het prettige aan ons kantoor was niet alleen de rustige omgeving met het weiland en de koeien, maar ook zeker de mogelijkheid om eens in de zoveel tijd bij het team langs te lopen. Hoe ging het met iedereen? Welke mooie dingen werden er gedesigned, gebouwd en geprogrammeerd? Welke interessante discussies werden er gevoerd? En welke leerzame antwoorden hadden zij op mijn vragen of op die van onze klanten? Nee, vanaf toen moest dit allemaal gaan plaatsvinden vanaf onze werkplek thuis. Als projectmanager zijnde alles behalve de meest ideale situatie!

“Hetgeen wat nu als meest door iedereen wordt gemist is het teamgevoel.”

Een team aansturen vanachter je beeldscherm

De situatie is natuurlijk heel vervelend, maar iedereens gezondheid is het belangrijkste en dus maken we het beste van deze situatie. Een aantal vaste contactmomenten, zoals onze ochtend stand-up, blijven elke dag plaatsvinden. Dit doen we via Google Hangouts. Even een terugblik op de vorige dag, zodat iedereen op de hoogte is van alle werkzaamheden. Ook worden eventuele problemen hier met elkaar besproken en we hebben zelfs nog een extra call ingepland voor de lunchpauze.

Deze contactmomenten zijn de enige momenten waarop we het gehele team bij elkaar hebben en er weer even contact is met alle collega’s. Dat is misschien ook wel hetgeen wat op dit moment het meest gemist wordt door mij en mijn collega’s: het teamgevoel. Op sommige momenten voelt het helaas alsof veel individuen aan het werk zijn in hun ‘’eigen kantoor’’.

“Eigenlijk besef ik nu pas hoe waardevol die korte momentjes bij het koffiezetapparaat zijn”

Om toch in contact te blijven met het gehele team, stuur ik gedurende de dag regelmatig eens een berichtje naar alle collega’s om te vragen hoe de geplande werkzaamheden verlopen, maar ook zeker om eens te polsen hoe het met iedereen gaat. Nu pas besef ik eigenlijk hoe waardevol die momenten zijn bij het koffiezetapparaat: “Hey, hoe is het met je? Wil het een beetje lukken vandaag?”.

Het grootste deel van alle communicatie verloopt via het digitale platform Slack. Misschien dat jullie dit laatst voorbij hebben horen komen bij de talkshow van Jinek, waar de CEO van Blendle hier meer over vertelde. Echt een super fijn platform als je het mij vraagt. Zo nu en dan krijg je wel bijna kramp van het typen, maar even een Google Hangouts, Microsoft Team of ZoomUs vergadering starten is dan een goede oplossing.

Eenvoudig is het echter allemaal niet en als projectmanager zijnde vraagt het nu meer inspanning dan ooit om de planningen op de rails te houden. Tot nu kan ik dan ook niets anders doen dan kuddo’s uitdelen aan ons team die in deze tijden nog altijd dezelfde kwaliteit leveren die onze klanten van ons gewend zijn. Eén woord: #trots.

De touwtjes in handen houden

Het is denk ik niet meer dan logisch dat deze situatie ontzettend veel inspanning en flexibiliteit van iedereen vraagt: sommigen moeten werken en voor hun kindjes zorgen tegelijkertijd, anderen kunnen niet meer op het wekelijkse bezoek bij familie of vrienden en anderen kunnen zich niet meer in het zweet werken in hun favoriete sportschool. Goede communicatie is hierbij de key, vind ik. Door veel contactmomenten met elkaar weten we aan welke projecten wordt gewerkt en wat de status daarvan is. Als projectmanager vind ik het ook belangrijk om te weten hoe iedereen zich in deze situatie voelt. De mogelijkheid is er om soms wat langer pauze te nemen of om vaker een stukje te gaan wandelen.  Het is zoeken naar een werkwijze die bij iemand past en dan kan het dus zijn dat de werktijden niet meer stipt van 08:30 tot 17:00 uur zijn. Belangrijk is hierbij dat de planning van die dag wordt gehaald en dat we de gemaakte afspraken met onze klanten kunnen nakomen.

“Klanten vragen eerst hoe het met ons gaat en maken zich dan pas druk om een deadline. Dat vind ik mooi en waardevol.”

Wij zijn natuurlijk niet de enige die te maken hebben met deze moeilijke situatie. Er is geen kant-en-klare handleiding over hoe je hier als bedrijf of projectmanager mee om dient te gaan. Iedereen zoekt hierin zijn eigen weg en het is mooi om te zien hoe begripvol klanten reageren. De eerste vraag die gesteld wordt is “Hoe gaat het met jullie? Is iedereen nog in goede gezondheid?” en pas daarna maken ze zich druk over een deadline. Dat vind ik iets heel moois en ook heel waardevol, want dat geeft aan dat we niet alleen maar als een leverancier worden gezien.

Hoe kijk ik naar de toekomst, ná het corona virus?

Er is op dit moment niemand die ons kan vertellen hoe lang deze situatie nog zal duren, daardoor vind ik het lastig om concreet na te gaan denken over de periode ná het coronavirus. De zogeheten “1,5 meter samenleving” zal zich nog wel even voortzetten, helaas. Wel zijn er heel veel dingen waar ik naar uitkijk, zoals ons vertrouwde kantoor en het weerzien van de collega’s. Dat we vragen hoe het met elkaar gaat bij het halen van een kopje koffie en daarbij heel hard duimen dat je niet de klos bent om de koffiebonen weer bij te moeten vullen. Dat we onze vrijdagmiddag borrel en (sinds kort bijbehorende) pub quiz niet meer digitaal hoeven te doen, maar gezamenlijk in ons theater onder het genot van een biertje. Ik kijk er naar uit om klanten weer te bezoeken en een beter beeld te krijgen bij hun organisatie.

Tot die tijd blijven we hard doorwerken met zijn allen en geniet ikzelf van het gezelschap van mijn twee lieve konijntjes, die ik sinds kort in huis heb genomen :). 

Lieve groet en stay safe,

Lisan